如何科學(xué)合理開展采購需求調(diào)查

【一線思考】

如何科學(xué)合理開展采購需求調(diào)查

■ 田勝利 張翅飛 賴俏怡 馮西韻

采購需求調(diào)查連接著采購計劃、采購實施、合同簽訂和履約驗收等環(huán)節(jié)，并在項目績效評估當(dāng)中得到體現(xiàn)。若采購需求制定不合理，則可能導(dǎo)致評審因素設(shè)置不科學(xué)，進(jìn)一步影響采購質(zhì)量和效率，最終引發(fā)項目被質(zhì)疑、投訴。因此，作為需求管理的第一環(huán)，編制采購需求調(diào)查報告是采購人及采購代理機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)掌握的重點內(nèi)容。

存在問題

一是采購需求調(diào)查內(nèi)容不夠深入。

編制采購需求是采購人將需求管理具體化的重要一步，也是對采購人提出的全新要求。采購人的正確認(rèn)識和重視程度往往決定編制采購需求的質(zhì)量高低。

《政府采購需求管理辦法》（以下簡稱《辦法》）明確規(guī)定，采購人對采購需求管理負(fù)有主體責(zé)任，對采購需求的合法性、合規(guī)性和合理性負(fù)責(zé)。但筆者發(fā)現(xiàn)，部分采購人在開展需求調(diào)查時，形成的正式文本需求往往不夠具體，產(chǎn)生過程也不夠規(guī)范，且沒有建立嚴(yán)格的內(nèi)控審核機(jī)制。有些采購人選擇尋找相熟的供應(yīng)商進(jìn)行需求調(diào)查，有些甚至照抄供應(yīng)商提供的需求標(biāo)準(zhǔn)。如此一來，便導(dǎo)致需求調(diào)查僅在形式上、要素上符合《辦法》規(guī)定，但實際上內(nèi)容不多、質(zhì)量不高，進(jìn)而影響采購效果。

二是采購需求調(diào)查主體不夠?qū)I(yè)。

在采購需求調(diào)查工作中，采購人或者采購代理機(jī)構(gòu)作為實施主體，各自具備不同的專業(yè)優(yōu)勢。

若采購人自行組織，其優(yōu)勢是對采購需求較為了解，可針對使用情況抓住產(chǎn)品關(guān)鍵需求要點，但短板也很明顯。其一，對于沒有采購過的項目，采購人容易無從下手，市場咨詢方向也不明確，可能需要耗費較多精力。其二，對于技術(shù)復(fù)雜、專業(yè)強(qiáng)的項目，采購人對采購標(biāo)的及其相關(guān)市場了解難度較大。其三，采購時間緊急，難以有充足時間進(jìn)行需求調(diào)研。

若采購人委托第三方社會代理機(jī)構(gòu)進(jìn)行需求調(diào)查，這類機(jī)構(gòu)對采購項目有較好的積累，形成一份比較詳盡的需求往往駕輕就熟，加上其與供應(yīng)商常打交道，對于市場上有代表性的供應(yīng)商會更熟悉。但缺點是采購需求往往不能專門針對采購人特定要求編制，且部分社會代理機(jī)構(gòu)人員流動較為頻繁，整體專業(yè)度有待提升。

相較而言，集中采購機(jī)構(gòu)由于人員比較固定，分工明確，專業(yè)有積累，又不以營利為目的，在開展需求調(diào)查時往往更能科學(xué)中立地選取調(diào)查對象、嚴(yán)謹(jǐn)客觀地選取調(diào)查數(shù)據(jù)樣本，確保調(diào)查結(jié)果的合規(guī)性、完整性和專業(yè)性。

三是相關(guān)調(diào)查信息可靠性不足。

從采購需求調(diào)查方式來看，《辦法》第十條明確要求，采購人可以通過咨詢、論證、問卷調(diào)查等方式開展需求調(diào)查，選擇的調(diào)查對象一般不少于3個，并應(yīng)當(dāng)具有代表性。但筆者認(rèn)為，向?qū)＜摇撛诠?yīng)商直接尋求答案的方式較為傳統(tǒng)，且存在一定程度的主觀及信息源窄的局限性，故更多依靠調(diào)研人員的信息辨識能力，對應(yīng)也要求專家及供應(yīng)商所提供的數(shù)據(jù)務(wù)必真實可靠。另外，由于信息不對稱和缺乏專業(yè)性，采購人及其委托的第三方機(jī)構(gòu)如果對采購標(biāo)的及相關(guān)行業(yè)不了解，則很容易造成少數(shù)供應(yīng)商主導(dǎo)需求確定，相關(guān)技術(shù)要求及條款存在歧視性、排他性的風(fēng)險。

典型做法

廣州市政府采購中心（以下簡稱采購中心）曾受廣州市農(nóng)業(yè)農(nóng)村局委托，順利完成了“2024—2026年廣州市政策性農(nóng)業(yè)保險服務(wù)經(jīng)營機(jī)構(gòu)采購項目”（以下簡稱項目）的采購工作。筆者以該項目為例，總結(jié)歸納出以下做法，供相關(guān)部門參考。

一是合理確定調(diào)查策略與工具。

對于調(diào)查方向，一般來說，調(diào)查范圍大的，調(diào)查深度往往較淺；反之，內(nèi)容深的，調(diào)查范圍通常較小。項目屬于服務(wù)內(nèi)容集中單一，故采購中心調(diào)查收集了全國、廣東省、廣州市關(guān)于政策性農(nóng)業(yè)保險的發(fā)展?fàn)顩r和行業(yè)數(shù)據(jù)，以及各市場主體的競爭情況等，進(jìn)行數(shù)據(jù)深度分析。加上項目屬于政府向社會公眾提供的公共服務(wù)項目，在形成采購需求初稿后，還在廣東省政府采購網(wǎng)上公開收集社會公眾意見。

對于調(diào)查工具，本次需求調(diào)查選取多個工具形成“組合拳”，按照范圍廣度、類比尺度以及專業(yè)深度收集調(diào)查目的所需的數(shù)據(jù)。調(diào)查工具包括官方統(tǒng)計數(shù)據(jù)收集整理（如行業(yè)年鑒、行業(yè)主管部門數(shù)據(jù)統(tǒng)計等）、網(wǎng)絡(luò)信息搜集（各類文獻(xiàn)資料、企業(yè)年報等）、網(wǎng)絡(luò)或紙質(zhì)問卷調(diào)查（定向問卷調(diào)查及網(wǎng)上公開征集意見）、同類案例分析、歷史成交項目信息、電話訪談、實地考察、座談交流、當(dāng)面深度訪談等。

此外，為摸清政策性農(nóng)業(yè)保險市場的結(jié)構(gòu)特點，采購中心通過計算市場集中度和市場競爭度兩大指數(shù)計算模型，對政策性農(nóng)業(yè)保險市場進(jìn)行全面結(jié)構(gòu)化分析。基于依托案例的應(yīng)用效果，采購中心在后續(xù)開展的采購需求系統(tǒng)模塊開發(fā)中預(yù)設(shè)了行業(yè)競爭結(jié)構(gòu)、企業(yè)競爭能力、對標(biāo)分析等模型，可進(jìn)行輔助分析，從而為采購人提供潛在供應(yīng)商的市場定位和競爭強(qiáng)度信息，服務(wù)于采購策略的制定。

二是科學(xué)制定調(diào)查流程。

需求調(diào)查流程是將收集的信息從“廣而泛”到“細(xì)而精”的過程，邏輯上是一個正向求解和反向推演的來回過程。采購人可以委托咨詢機(jī)構(gòu)組織市場調(diào)查，實施時主要分為廣泛搜集信息、初步確認(rèn)需求、制定調(diào)查方案、深入市場調(diào)研以及總結(jié)報告等階段。

在廣泛搜集信息階段，通過網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)和統(tǒng)計數(shù)據(jù)分析形成需求的初步認(rèn)知。比如，政策性農(nóng)業(yè)保險的基本情況、行業(yè)發(fā)展情況、農(nóng)業(yè)保險競爭態(tài)勢等。

在初步確認(rèn)需求階段，通過與采購人開展座談會進(jìn)行初步訪談，充分了解國家關(guān)于政策性農(nóng)業(yè)保險的相關(guān)政策、廣東省以及廣州市近3年關(guān)于政策性農(nóng)業(yè)保險的開展情況、2024年度本項目招標(biāo)背景等情況。

在制定調(diào)查方案階段，依據(jù)采購人的要求和已經(jīng)收集的信息判斷調(diào)查所需的數(shù)據(jù)資料，制定針對項目的需求調(diào)查方案，并實時跟進(jìn)采購人的需求變化，擴(kuò)大調(diào)研范圍。

在深入市場調(diào)研階段，依據(jù)采購人要求和調(diào)查尺度需要，基于招標(biāo)采購大數(shù)據(jù)挖掘分析整理，項目選取2023年廣州市政策性農(nóng)業(yè)保險市場份額占比最高的3家供應(yīng)商作為定向調(diào)查對象，以開展業(yè)務(wù)座談會、派發(fā)調(diào)查問卷等方式，了解政策性農(nóng)業(yè)保險行業(yè)的發(fā)展歷程、行業(yè)現(xiàn)狀、政策性農(nóng)業(yè)保險經(jīng)營模式、市場競爭程度、經(jīng)營農(nóng)業(yè)保險業(yè)務(wù)應(yīng)當(dāng)具備的條件、可能涉及的服務(wù)人員資質(zhì)、履約能力等情況，形成有針對性和代表性的行業(yè)意見分析。此外，對歷史成交信息、潛在供應(yīng)商的問卷調(diào)查、各類訪談等信息整理后，得出相關(guān)調(diào)查數(shù)據(jù)。

在總結(jié)報告階段，采購中心歸納總結(jié)前面各個階段的調(diào)研信息資料，以“項目概況—需求調(diào)查正文—采購實施計劃建議—附錄”的方式完成調(diào)研報告。

三是深入開展采購需求審查。

為保障調(diào)查結(jié)論的科學(xué)、客觀，采購中心結(jié)合本單位自身實際情況，建立了采購需求審查工作機(jī)制，針對采購需求管理中的重點風(fēng)險事項進(jìn)行審查。因此，在采購需求工作開展前，需選取合理、可行的評價指標(biāo)對調(diào)查方案進(jìn)行初步評估，調(diào)查完成后對調(diào)查報告進(jìn)行系統(tǒng)、完整的有效性評價，提出合理化建議，為后續(xù)采購實施計劃和方案的制定奠定基礎(chǔ)。

采購中心依托項目，充分考慮本單位業(yè)務(wù)特點、組織結(jié)構(gòu)及工作流程等多個方面，選取了能夠全方位、多角度反映采購需求的指標(biāo)。同時，基于層次分析法和模糊綜合評價法，還構(gòu)建了三級層次結(jié)構(gòu)的采購需求調(diào)查有效性評估體系。該評估體系可進(jìn)行“事前+事后”評判，既提供了糾錯、溯源的機(jī)制，也加強(qiáng)了內(nèi)控管理，保證了采購項目的前瞻性。

對于定稿的采購需求調(diào)查報告，需提請采購需求審查小組進(jìn)行審定。審查小組由調(diào)查編制、財務(wù)、法務(wù)等專人組成，對采購需求和采購實施計劃的合理性和合法性等進(jìn)行分析審核。必要時，還邀請行業(yè)專家或法律顧問參與審定。

探索數(shù)字化應(yīng)用創(chuàng)新

一是充分利用AI大模型。

近年來，AI大模型技術(shù)取得了突破性進(jìn)展，具有強(qiáng)大的自然語言理解、生成式能力以及關(guān)鍵信息智能提取、比對能力。筆者認(rèn)為，全業(yè)態(tài)、全流程的智能采購將成為未來發(fā)展的趨勢?；贏I大模型開發(fā)采購需求管理系統(tǒng)，可實現(xiàn)按項目潛在需求、標(biāo)的物市場形勢及價格走勢、生產(chǎn)監(jiān)管要求等直接生成標(biāo)的物描述信息，減少調(diào)查過程中的資料收集、數(shù)據(jù)篩選、客觀性內(nèi)容判斷、識別工作量等重復(fù)性工作，降低人為主觀判斷。同時，還可利用AI大模型的強(qiáng)大邏輯分析、處理能力進(jìn)行智慧決策，自動生成采購需求調(diào)查報告、采購實施計劃等。

二是搭建信用信息查詢平臺。

采購需求調(diào)查需要進(jìn)行大量數(shù)據(jù)收集、篩選和處理工作，而傳統(tǒng)的人工收集難度大、效率低、易出錯。對此，筆者建議，可搭建針對招標(biāo)采購及供應(yīng)商管理場景量身打造的信用信息查詢平臺，以便快速獲取潛在供應(yīng)商的信譽(yù)狀況、同類項目成交情況、行業(yè)動態(tài)等信息。隨著項目經(jīng)驗的積累和市場的發(fā)展變化，平臺設(shè)計團(tuán)隊可不斷收集用戶反饋，調(diào)整和優(yōu)化軟件系統(tǒng)，以滿足不斷變化的用戶需求，提供多維度采購項目關(guān)聯(lián)數(shù)據(jù)和相關(guān)數(shù)據(jù)來源附錄，輔助開展各維度分析工作，最終生成完整可靠的采購需求調(diào)查報告。

（作者單位：廣州市政府采購中心）

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